"BAS Управление торговлей" - это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. Решение позволяет:

– увеличить производительность труда всех служб торгового предприятия;

– работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия на данный момент времени;

– быстро и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях.

Продукт автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

– планирование и план-фактный анализ продаж, закупок, сборок (разборок);

– управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

– управление поставками;

– управление складскими запасами, в частности адресным складом по простой или ордерной схеме;

– управление отношениями с поставщиками и заказчиками;

– управление заказами покупателей и внутренними заказами подразделений;

– самообслуживания клиентов через web;

– управление взаимодействием с клиентами через торговых представителей;

– обработка претензий;

– управление денежными средствами, в частности формирование платежного календаря;

– учет и анализ коммерческих расходов;

– управление затратами и расчет себестоимости;

– управление взаиморасчетами с заказчиками, поставщиками и подотчетными лицами;

– анализ цен и управление ценовой политикой;

– интеграция с торговым оборудованием;

– мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности;

– совместная работа с "BAS Бухгалтерия. ПРОФ", "BAS Розничная торговля".

Функциональные возможности

Планирование

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы сбора (разборка) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может выполняться по отдельным составом или по формату магазина (склада), по менеджером, за клиентом и соглашением с клиентом. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа исполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

– планирование продаж в разрезе товарных категорий;

– планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;

– детализации укрупненного плана продаж по категориям номенклатуры с применением коэффициентов разбиения;

– управления коллекциями товаров;

– заполнения планов продаж и закупок по ассортименту;

– использование средней цены продажи.

Планирование закупок

Планирование можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных: плановые и фактические объемы закупок и продаж; объемы заказов; товарные остатки и так далее.

Также предусмотрена возможность планирования сбора (разборка) в количественных показателях. Есть возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов сбора, а также формирование заказов на сборку (разборку) на основании планов составления сбора (разборка).

Определение правил продажи

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемые к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.д.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

– ценовые условия (цены и скидки);

– финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов);

– логистические условия (состав отгрузки, срок поставки);

– другие (организация, налогообложения, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т.д.). Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры).

Основная задача фиксации условий продажи в сделке - автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Установление цен

Прикладное решение позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и т.д.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ задания цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

– на основе данных, хранящихся в информационной базе;

– в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет разные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценками)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговли.

Скидка (наценка) может быть назначена:

– конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуальной сделки с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продажи (при оформлении типового соглашения с клиентами);

– по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;

– при оформлении продаж с конкретного состава (магазина).

Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

– Минимум - при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;

– Максимум - при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;

– Добавление - при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равной сумме скидок или наценок;

– Умножения - при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;

– Вытеснение - при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.

Применение для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно и мелкооптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности "длинных" продаж, в системе предусмотрена возможность автоматизации всего процесса управления соглашением, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интерес клиента в оформленной с ним соглашению, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованием стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

– Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформирована в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl.

– Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту.

– Клиент посылает ответ, фиксируется как коммерческое предложение, что введена на основании исходной коммерческого предложения.

– По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

В прикладном решении заказ является "центром управления" всеми дальнейшими действиями его выполнения.

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует о текущем состоянии дел на заказ.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых сделок, не позволяя отклоняться от них пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи на согласование заказ и утвердит его при наличии положительного решения ответственных за согласование человек.

Самообслуживания клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа. Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

– Посмотреть общую информацию по своему заказу;

– Оформить новый заказ, указать способ доставки. При подборе в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара;

– Посмотреть состояние заказов;

– Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;

– Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;

– Зарегистрировать заявку на возвращение;

– Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;

– Оформить акт разногласий при приемке товаров;

– Зарегистрировать планы по закупкам товаров;

– Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций ("Интеркампани»). При этом согласно настроенных правил автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собрана информация о клиентах.

Применение для управления продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. При этом есть возможность:

– Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.).

– Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов.

– Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.

– Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента.

– Проведение анализа по контролю и состоянию ассортимента.

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать продукт в связке с "BAS Розничная торговля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Розничная торговля". Такая схема обеспечивает:

– В офисе - максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей.

– В магазине - автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.

В магазинах может использоваться также ПО сторонних производителей.

Продажи в магазине, автоматизированным с помощью "BAS Управление торговлей"

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в "BAS Управление торговлей". При этом можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрих-кодов, электронные весы, терминалы сбора данных и тому подобное.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. В качестве примера можно привести небольшие магазины, ларьки и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. При этом предполагается, что в момент совершения продажи, эта продажа не регистрируется в программе.

Управление запасами

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

– наличие запасов на складе в необходимом количестве;

– достижения желаемого уровня обслуживания клиентов;

– снижение потребности в оборотных средствах;

– улучшение показателей оборачиваемости товаров;

– снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;

– устранение избыточных запасов.

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержания запасов на складе

Упрощенное поддержания запасов на складе связано с выполнением задач:

– контроль текущего остатка товаров на складе;

– определение максимального и минимального запасов;

– расчет среднедневного потребления товаров;

– определение поставщика и условия работы с ним;

– формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Расширенное поддержания запасов на складе

Расширенное поддержания запасов на складе связано с выполнением задач:

– контроль текущего остатка товаров на складе;

– определение максимального и минимального запасов;

– определение способа и метода обеспечения потребностей;

– выбор источника обеспечения потребностей;

– расчет среднедневного потребления товаров;

– определение поставщика и условия работы с ним;

– формирования сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);

– формирование различных заказов (заказ поставщику, заказ на сбор, заказ на перемещение).

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

– определение способа обеспечения потребностей;

– корректировки графиков поставки;

– контроль количества товаров, необходимого для обеспечения потребностей;

– определение источника обеспечения потребностей;

– контроль количества товаров, которое уже обеспечено на заказ на отгрузку;

– выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;

– формирование различных заказов.

Обеспечение потребностей плановыми закупками

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование - предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место Формирование заказов поставщикам по планам.

Управление закупками

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

– подбор поставщиков товаров;

– различные условия закупок;

– поддержка различных схем приема товаров от поставщика;

– различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;

– корректировки и закрытие заказов поставщикам;

– мониторинг цен поставщиков;

– оформление поставки товаров;

– составление графиков поставок и графиков платежей;

– корректировки поступлений и возврат поставщикам.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для решения этой ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения - Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:

– указать поставщика;

– определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);

– указать срок поставки товаров - используется для расчета предполагаемой даты поставки;

– задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены)

– указать состав поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных сделки.

Варианты приема товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена различными способами:

– оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной;

– оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результатам фактического приема товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если за ним оформлении заказа или приходные накладные;

– оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад.

Оформление заказов поставщикам

Для отображения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки товаров, приобретаемых у поставщика, порядок и сроки оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщику - инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставки товара от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть введено на основании ранее оформленных заказов покупателей, соглашения с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отображать различные операции:

– Закупка товаров у поставщика;

– Закупка товаров через подотчетное лицо;

– Прием товаров на комиссию;

– Закупка импортных товаров.

Управление складом

Реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

– управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

– вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

– детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сбор товаров на складе;

– учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);

– задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, другие);

– учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД;

– оформлять операции сбора/разборки товаров; резервировать товары.

Поступления товаров

Для отражения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного состава.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку есть документы реализации. За ними автоматически формируются расходные ордера. Если состав разделен на помещения, то автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задание на переупаковка товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Для повышения эффективности работы по сбору товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе является длительным, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

В программе предусмотрена возможность перечислять товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент перерасчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Другое движение товаров

В программе предусмотрена обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи за организациями с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнения перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сбора/разборки.

Данные о плановых внутренние перемещения используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности является разрезом (аналитикой) складского учета, могут отмечаться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля «Мобильное рабочее место кладовщика". Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320, и 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, пересчет товаров - задача появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

Доставка товаров

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядке объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Финансы

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплату заказов клиентов. При планировании поступления средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списание партий при выбытии товаров по методу ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

– Средняя за месяц;

– FIFO (взвешенная оценка)

– FIFO (переменная оценка).

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Финансовый результат определяется путем сопоставления затрат с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, который включает в себя следующие направления:

– Учет выручки и себестоимости продаж;

– Учет доходов и расходов;

– Распределение расходов на себестоимость товаров;

– Распределение доходов и расходов на направления деятельности;

– Учет финансовых результатов;

– Анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет "Управленческий баланс" дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и займов.

Функционал программы позволяет:

– сохранять условия договоров займов, кредитов и депозитов;

– вести графики фактических оплат и начислений;

– планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;

– проводить план-фактный анализ платежей.

Регламентированный учет согласно украинскому законодательству

В конфигурации ведется учет НДС, акцизного налога с розничных продаж и Единого налога.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

– По первому событию;

– По оплате;

– По отгрузке.

Совместная работа с бухгалтерскими конфигурациями

Прикладные решения "BAS Управление торговлей" и "BAS Бухгалтерия. ПРОФ" можно использовать для работы в совместном режиме. Одновременное использование двух конфигураций предоставляет:

– Повышение эффективности управления торговым предприятием;

– Консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета;

– Наличие в конфигурации "BAS Управление торговлей" всех данных, необходимых для управления торговым предприятием;

– Наличие в конфигурации "BAS Бухгалтерия. ПРОФ" всех данных, необходимых для регламентированного учета и составления отчетности;

– Возможность работы сотрудников в привычном для себя среде: бухгалтера работают в конфигурации "BAS Бухгалтерия. ПРОФ"; менеджеры работают в конфигурации "BAS Управление торговлей".

Условия приобретения и сервисные услуги пользователям

Для приобретения программы вы можете обратиться по тел.:

+38(0522)27-67-23, +38(099)900-30-98, +38(068)07-99-340, best-info@ukr.net

Для программного продукта "BAS Управление торговлей" предусмотрено обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС).